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启明学院关于实行预约接待制度的通知

作者:时间:2017-02-27点击数:编辑:刘艳红

各来访单位:

为了进一步做好来访接待工作,畅通信息渠道,提高工作效率,使接待更有序、更高效、更规范,根据启明学院的实际情况和发展对接待工作的要求,启明学院新闻与交流中心于2017年3月1日开始试运行预约接待制度,现将接待的时间及方式说明如下:

1.接待时间。每周星期二、星期五为启明学院接待日时间(国家法定节假日及寒暑假除外)。所有来访接待原则上集中到接待日统一安排,接待日每天上下午各安排一批次接待。为保证接待效果,每批次接待来访人员原则上不超过30人,超过30人的单独批次接待。不足30人的,若干来访单位合并接待。每个接待日按来访单位预约时间先后及轻重缓急安排接待计划,预约时间当天接待任务满额后,接待计划顺延至下一个接待日。

2.接待方式。接待方式主要为预约接待。如临时有特殊或重要事项来访,可以提前与启明学院电话联系沟通(联系人及联系方式附后)。预约接待时,来访单位联系人员按照以下流程预约接待程序:来访单位填写来访信息登记表,连同来访函(单位盖章)扫描件发启明学院邮箱(邮箱地址附后)→启明学院审核并及时邮件反馈预约结果→双方电话沟通联系并拟定接待方案→双方领导确认接待方案→开出预约接待单→执行接待方案→相关资料存档。来访单位预约接待时应说明主要来访人员、调研内容、来访日期及时长、联系人信息等(见附件)。

联 系 人:刘老师

联系电话:027-87793421

传 真:027-87793423

邮 箱:qiming@hust.edu.cn

附件:启明学院预约来访信息登记表 .doc

启明学院

2017.2.27

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