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启明学院关于实行预约接待制度的通知



作者: 发布时间:2017-02-27 点击率:1371 编辑:刘艳红

各来访单位:
  为了进一步做好来访接待工作,畅通信息渠道, 提高工作效率, 使接待更有序、更高效、更规范,根据启明学院的实际情况和发展对接待工作的要求,启明学院新闻与交流中心于201731日开始试运行预约接待制度,现将接待的时间及方式说明如下:
   1. 接待时间。每周星期二、星期五为启明学院接待日时间(国家法定节假日及寒暑假除外)。所有来访接待原则上集中到接待日统一安排,接待日每天上下午各安排一批次接待。为保证接待效果,每批次接待来访人员原则上不超过30人,超过30人的单独批次接待。不足30人的,若干来访单位合并接待。每个接待日按来访单位预约时间先后及轻重缓急安排接待计划,预约时间当天接待任务满额后,接待计划顺延至下一个接待日。
   2. 接待方式。接待方式主要为预约接待。如临时有特殊或重要事项来访,可以提前与启明学院电话联系沟通(联系人及联系方式附后)。预约接待时,来访单位联系人员按照以下流程预约接待程序:来访单位填写来访信息登记表,连同来访函(单位盖章)扫描件发启明学院邮箱(邮箱地址附后)启明学院审核并及时邮件反馈预约结果双方电话沟通联系并拟定接待方案双方领导确认接待方案开出预约接待单执行接待方案相关资料存档。来访单位预约接待时应说明主要来访人员、调研内容、来访日期及时长、联系人信息等(见附件)。

联 系 人:刘老师
联系电话:027-87793421
   真:027-87793423
   箱:qiming@hust.edu.cn
 
附件:启明学院预约来访信息登记表 .doc
   启明学院

2017.2.27



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